In dialoog gaan met grote of kleine groepen kan spannend of lastig zijn. Vooral wanneer de doelgroep breed is of het onderwerp erg complex. Bureau Stroom heeft voor veel verschillende participatietrajecten in de openbare ruimte informatiebijeenkomsten en groepen begeleid. Wij delen graag met jullie vijf adviezen voor een beter dialoog met groepen.

Advies 1: Weet met wie je praat én waarom

Een doeltreffend dialoog start uiteraard met een goede voorbereiding. Hoe beter je weet met wie je praat en waarom, hoe meer zelfvertrouwen je hebt en hoe relaxter je overkomt. Zet het profiel van je doelgroep op papier en schrijf voor jezelf in hoofdlijnen op wat je gaat vertellen. Vraag je daarbij af of wat je gaat vertellen én hoe je dit gaat vertellen, aansluit bij het profiel van de doelgroep.

Advies 2: Ken je rol

Afhankelijk van het doel van het samenkomen van de groep, kun je een andere rol hebben. Als je bijvoorbeeld alleen wilt informeren, dan moet je nadenken over hoe jij iets als spreker het beste overbrengt aan deze groep. Als het de bedoeling is dat de groep gezamenlijk iets bedenkt, dan is het belangrijk om slechts een bescheiden facilitator te zijn. Kruip in de rol die nodig is om het beoogde resultaat te bereiken. Dit kan betekenen dat je verschillende rollen op je moet nemen of een collega nodig hebt.

Advies 3: Bedenk een aantal wat/als-scenario’s

Dialogen (met groepen) kunnen altijd anders lopen dan verwacht. Schrijf daarom voor jezelf een aantal wat/als-scenario’s op zodat je van tevoren kan bedenken hoe je kan reageren als een scenario uitkomt. Een aantal voorbeelden:

• Wat als er opeens een hele grote groep voor je staat?
• Wat als er opeens een hele kleine groep voor je staat?
• Wat als er geen vragen worden gesteld?
• Wat als je tijd tekort komt?
• Wat als er (veel) meer weerstand is dan je in eerste instantie had verwacht?
• Wat als de groep passief reageert en niet in actie komt?

Advies 4: Maak contact met je publiek

Door vragen te stellen en mensen aan het woord te laten, betrek je ze bij het verhaal. Daarnaast kun je op deze manier achterhalen welke behoeften er zijn en hoeveel voorkennis ze hebben. Komt dit overeen met wat je vooraf had bedacht? Pas je verhaal eventueel aan en geef mensen de ruimte om vragen te stellen en suggesties te doen.

Advies 5: Weet wat je kan toezeggen

Het kan voorkomen dat aan het einde van de samenkomst er meer vragen zijn dan verwacht of mensen nog niet helemaal zijn voorzien in hun behoeften. Wat doe je dan? Bedenk van te voren niet alleen met wie je praat, maar ook wat je deze groep kan toezeggen. Kan er op een ander moment verder gepraat worden? Is er een contactpersoon die zij kunnen benaderen met aanvullende vragen? Komt er een terugkoppeling? Maak alleen afspraken die je waar kan maken.

In dialoog gaan met groepen is niet altijd makkelijk, maar wel ontzettend leuk! Een groep mensen heeft vaak veel relevante voorkennis, heeft goede ideeën én is enthousiast. Wat is jouw advies voor een beter dialoog met groepen?